Gửi bài
HƯỚNG DẪN DÀNH CHO TÁC GIẢ
Phần này hướng dẫn Tác giả thực hiện toàn bộ quy trình từ chuẩn bị bản thảo, đăng ký tài khoản, nộp bài, theo dõi tiến độ đến gửi bản chỉnh sửa khi có yêu cầu.
1. Chuẩn bị bản thảo trước khi nộp
Trước khi truy cập hệ thống, Tác giả cần chuẩn bị bản thảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu dưới đây. Thiếu bất kỳ yêu cầu bắt buộc nào sẽ bị từ chối ở bước sơ loại.
| Yêu cầu | Chi tiết | Bắt buộc |
| Định dạng file | DOCX tối đa 30 MB | Có |
| Font chữ / Cỡ chữ | Times New Roman 13pt, dãn dòng 1.2 | Có |
| Số trang | 8–15 trang (dưới 8.000 từ, kể cả tài liệu tham khảo) | Có |
| Bố cục | Tiêu đề → Tóm tắt (Vi + En) → Từ khóa (Vi + En) → Nội dung → TLTK | Có |
| Tài liệu tham khảo | Theo chuẩn APA hoặc quy định của Tạp chí | Có |
| Bản ẩn danh | Bản KHÔNG để tên tác giả, đơn vị, lời cảm ơn trong bài viết. | Có |
⚠ Lưu ý: Phản biện kín (Double-Anonymous): Tác giả chuẩn bị bản ẩn danh. Bản ẩn danh là file upload cho phản biện đọc.
2. Đăng ký tài khoản
Nếu chưa có tài khoản, thực hiện các bước dưới đây. Nếu Admin đã tạo sẵn, bỏ qua mục này và chuyển sang I.3.
Bước 1: Mở trang Đăng ký
→ Truy cập website Tạp chí: https://ihsjournal.vn
→ Nhấn nút "Đăng ký" ở góc trên bên phải trang chủ.
Bước 2: Điền thông tin cá nhân
Điền lần lượt các trường bắt buộc trong form đăng ký:
→ ① Họ và tên →② Đơn vị công tác
→ ③ Quốc gia ④ Email — dùng để nhận mọi thông báo
→ ⑤ Tên đăng nhập (Username)
→ ⑥ Mật khẩu — tối thiểu 6 ký tự
Hình 1: Màn hình Đăng ký — điền đủ 7 trường bắt buộc ①–⑦
Bước 3: Tick đăng ký làm phản biện (nếu muốn)
→ Tick chọn ô: "Tôi muốn được liên hệ với yêu cầu phản biện".
Hình 2: Ô tick đăng ký làm phản biện và nút Đăng ký
Bước 4: Hoàn tất đăng ký
→ Nhấn nút "Đăng ký" để gửi form.
→ Kiểm tra email (kể cả thư mục Spam) để xác nhận tài khoản.
Ghi chú: Nếu Admin đã tạo tài khoản cho bạn: kiểm tra email để lấy thông tin đăng nhập. Không cần đăng ký lại.
3. Đăng nhập hệ thống
Bước 1: Mở trang đăng nhập
→ Truy cập website Tạp chí → nhấn "Đăng nhập" góc trên phải.
Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập
→ ① Nhập Tên đăng nhập (Username hoặc Email).
→ ② Nhập Mật khẩu.
→ ③ Nhấn nút "Đăng nhập".
→ Quên mật khẩu → nhấn link "Quên mật khẩu?" phía dưới.
Hình 3: Màn hình Đăng nhập — ① username ② password ③ nút đăng nhập
Chú thích:
- Có thể đăng nhập bằng Email hoặc Tên đăng nhập
- Mật khẩu phân biệt chữ hoa/thường
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công
→ Hệ thống chuyển đến Bảng điều khiển (Dashboard).
→ Menu bên trái là nơi thực hiện toàn bộ thao tác.
4. Nộp bài viết
OJS hướng dẫn nộp bài theo từng bước tuần tự. Có thể lưu nháp và quay lại hoàn tất sau.
- Chọn 1 trong 2 Ấn phẩm để nộp bài
Bước 1: Vào trang nộp bài mới
→ Từ Dashboard → nhấn "Gửi bài mới" để bắt đầu gửi bài
Hình 4: Trang bắt đầu nộp bài
Bước 2: Điền tiêu đề và tick Checklist
→ Nhập Tiêu đề bài viết vào ô "Tiêu đề *".
→ Đọc từng mục trong "Danh sách yêu cầu trước gửi bài" và tick ✓ tất cả.
→ Nếu thiếu tick, hệ thống không cho phép sang bước tiếp theo.
→ Nhấn "Bắt đầu gửi bài".
Hình 5: Form nộp bài — ô Tiêu đề và Checklist bắt buộc tick đầy đủ
Chú thích:
- Submission Checklist: bắt buộc tick tất cả
- Title/Tiêu đề *: nhập tiêu đề bài viết
Bước 3: Nhập chi tiết bài gửi
→ Tiêu đề tiếng Việt: điền vào ô "Tiêu đề".
→ Tiêu đề tiếng Anh: nhấn tab "English" rồi điền.
→ Tóm tắt (Abstract): 150–300 từ, bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
→ Từ khóa: 3–5 từ, mỗi từ cách nhau bằng dầu ; và viết hoa chữ cái đầu tiên.
→ Nhấn "Tiếp tục".
Bước 4: Tải tệp
→ Tại bước "Tệp" → nhấn "Thêm tệp".
→ Chọn file DOCX từ máy tính → chờ upload xong.
→ Nhấn "Tiếp tục".
⚠ Lưu ý: File upload cho phản biện BẮT BUỘC là bản ẩn danh — không có tên tác giả, đơn vị, lời cảm ơn.
Bước 5: Khai báo tác giả
→ Nhấn "Thêm tác giả" để thêm thông tin tác giả.
→ Điền: Họ tên, Email, Đơn vị công tác.
→ Đánh dấu Tác giả liên hệ (Corresponding Author).
Bước 6: Ghi chú của tác giả
→ Điền “Lời nhắn gửi Ban biên tập” (Nếu có).
→ Nhấn "Tiếp tục".
Bước 7: Xác nhận và gửi bài
→ Xem lại toàn bộ thông tin bài gửi.
→ Nhấn "Gửi bài".
→ Hệ thống gửi email xác nhận đến địa chỉ email của bạn.
Ghi chú: Sau khi nộp, bài xuất hiện trong Dashboard với trạng thái "Submission" — đang chờ Ban biên tập sơ loại.
5. Theo dõi tình trạng bài viết
Đăng nhập bất kỳ lúc nào để xem trạng thái bài viết trong Dashboard.
→ Từ Dashboard nhấn Bài gửi của tôi với tư cách tác giả.
→ Nhấn "Mới gửi" .
→ Nhấn “Xem”.
Hình 6: Dashboard — danh sách bài và trạng thái theo giai đoạn
Chú thích:
- Cột 'GIAI ĐOẠN': trạng thái hiện tại
- Nhấn tên bài để xem chi tiết
| Trạng thái | Ý nghĩa | Tác giả cần làm gì |
| Submission | Đang chờ sơ loại | Chờ — không cần làm gì |
| Review | Đang phản biện | Chờ — theo dõi email |
| Copyediting | Đã chấp nhận, biên tập | Xác nhận bản biên tập nếu được gửi |
| Production | Chuẩn bị xuất bản | Xác nhận PDF nếu được hỏi |
| Published | Đã xuất bản | Kiểm tra bài trên website |
| Declined | Bị từ chối | Đọc email giải thích lý do |
6. Gửi bản chỉnh sửa theo yêu cầu phản biện
Khi nhận được email "Yêu cầu chỉnh sửa", thực hiện 4 bước sau:
Bước 1: Nhận yêu cầu từ phản biện
→ Mở email từ Ban biên tập để nhận ý kiến phản biện và file cần chỉnh sửa — tác giả đọc toàn bộ nhận xét.
Bước 2: Chỉnh sửa bản thảo
→ Nhận file cần sửa trong email và tải về máy để thực hiện chỉnh sửa
→ Sửa từng điểm theo góp ý của phản biện.
→ Yêu cầu sử dụng tính năng Trackchanges (Theo dõi thay đổi) trong Word.
Bước 3: Tải bản chỉnh sửa lên hệ thống
→ Đăng nhập hệ thống→ Mới gửi→ xem → Phản biện
→ Ở Quy trình Phản biện → nhấn “Tải lên”→ Thành phần bài báo → Chọn “Văn bản của bài báo” → Tải lên tệp →Chọn file đã sửa từ máy tính → chờ upload hoàn tất.
→ Nhấn "Tiếp tục" để hoàn thành
⚠ Lưu ý: Deadline chỉnh sửa thường là 2–4 tuần. Nếu cần thêm thời gian, email cho Editor TRƯỚC khi hết hạn.
7. Xử lý yêu cầu chỉnh sửa ở giai đoạn Sơ loại (Pre-Review)
Đây là trường hợp bài viết chưa được gửi phản biện — Ban biên tập yêu cầu chỉnh sửa về hình thức, định dạng, hoặc bổ sung tài liệu trước khi xem xét tiếp. Không phải từ chối, chỉ là yêu cầu hoàn thiện thêm trước khi vào quy trình phản biện.
Ghi chú: Yêu cầu chỉnh sửa ở Pre-Review KHÁC với yêu cầu chỉnh sửa sau phản biện (I.6):
• Pre-Review: sửa hình thức/tài liệu trước khi gửi phản biện — thường 5–10 ngày
• Sau phản biện (I.6): sửa nội dung theo góp ý chuyên môn — thường 2–4 tuần
Bước 1: Nhận yêu cầu chỉnh sửa
→ Kiểm tra email từ Ban biên tập → tải file cần chỉnh sửa về máy để thao tác chỉnh sửa → sử dụng trackchanges trong quá trình bổ sung, chỉnh sửa
Bước 2: Chỉnh sửa theo yêu cầu
→ Các yêu cầu thường gặp ở giai đoạn này:
→ • Cung cấp bản ẩn danh (không để tên tác giả, đơn vị, lời cảm ơn).
→ • Bổ sung tóm tắt tiếng Anh còn thiếu.
→ • Sửa định dạng file theo đúng chuẩn (font, cỡ chữ, giãn dòng).
→ • Bổ sung từ khóa hoặc thông tin tác giả còn thiếu.
→ • Điều chỉnh độ dài bài cho phù hợp quy định.
Bước 3: Tải bản đã chỉnh sửa vòng sơ loại
→ Đăng nhập → Chọn ấn phẩm → Bảng điều khiển→ tab "Bài gửi của tôi với tư cách tác giả".
→ Tìm mục "Mới gửi" → nhấn "Xem".
→ Ở Quy trình gửi bài → nhấn “Tải lên”→ Thành phần bài báo → Chọn “Văn bản của bài báo” → Tải lên tệp →Chọn file đã sửa từ máy tính → chờ upload hoàn tất.
→ Nhấn "Tiếp tục" để hoàn thành
Ghi chú: Sau khi nộp bản sửa: Ban biên tập sẽ kiểm tra và thông báo qua email — hoặc chuyển bài vào phản biện (Send to Review), hoặc yêu cầu sửa thêm.
